Zurückweisen, nachfragen oder verbuchen – was jetzt zu tun ist
Das Prüfergebnis läuft auf drei Fälle hinaus, und jeder verlangt etwas anderes.
Das zentrale Ergebnis jeder Validierung ist die Empfehlung: Das
Dokument kann angenommen werden oder es sollte zurückgewiesen
werden. Sie fasst alle geprüften Regeln zu einer einzigen Aussage zusammen.
Im Prüfbericht des KoSIT-Validators und in der API heißen die beiden Zustände
accept und reject.
Fehler sind Verstöße gegen verbindliche Business Rules der EN16931, XRechnung oder Peppol. Jede Business Rule trägt eine Nummer (z.B. BR-DE-1) und beschreibt eine Bedingung, die zwingend erfüllt sein muss.
Ein einziger Fehler führt dazu, dass das Dokument zurückgewiesen werden sollte. Fehler müssen behoben werden – es gibt keine Ausnahmen. Typische Ursachen sind fehlende Pflichtfelder, inkonsistente Beträge oder eine falsche Spezifikationskennung (BT-24).
Eine Übersicht der häufigsten Fehler mit Erklärungen findet sich in der Fehlermeldungsreferenz.
Warnungen weisen auf Auffälligkeiten hin, die keine Pflichtregeln verletzen, aber auf mögliche Probleme bei der Verarbeitung durch den Empfänger hindeuten. Ein Dokument kann trotz Warnungen angenommen werden.
Ob eine Warnung behoben werden muss, hängt vom Kontext ab. Bei Rechnungen an Behörden (B2G) empfiehlt es sich, auch Warnungen zu klären. Im B2B-Bereich liegt die Entscheidung beim Empfänger.
Hinweise sind rein informationell. Sie zeigen z.B. an, welcher Standard erkannt wurde, welche Syntax (UBL oder CII) verwendet wird oder dass ein optionales Feld belegt ist, das in bestimmten Kontexten erwartet wird. Hinweise beeinflussen die Empfehlung nicht und müssen nicht behoben werden.
Die Fehlermeldungen im Prüfbericht enthalten jeweils die Business-Rule-Nummer, den betroffenen Pfad im XML und eine englische Beschreibung der verletzten Regel. Das klingt technisch, lässt sich aber meist direkt einer Rechnungsinformation zuordnen.
Praktisches Vorgehen: Fehlermeldung aufklappen → Rule-ID notieren (z.B. BR-DE-1) → in der Fehlermeldungsreferenz nachschlagen → betroffenes Feld im Dokument korrigieren → mit Weitere Rechnung validieren die korrigierte Fassung ablegen.
Wer die Zusammenhänge zwischen Business Rules, Pflichtfeldern und Standards grundlegend verstehen möchte, findet auf xml-rechnung.eu eine strukturierte Einführung in die EN16931 und ihre CIUS.